5 เทคนิค ในการ Internal audit

• Posted on August 20, 2015
• by admin
• in blog
• No Comments.

การ Internal audit นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในทุกๆ ระบบมาตรฐานการจัดการค่ะ Internal audit เป็นหนึ่ง ใน การตรวจสอบ “ Check ” ระบบ และเป็นตัววัดผล ว่าระบบ ระเบียบปฎิบัติ เอกสาร และการทำงานประจำที่ท่านประยุกต์ใช้ทุกวันนั้น มีประสิทธิภาพดีอยู่หรือไม่ค่ะ โดยการ Internal audit ที่ดีนั้น จะช่วยให้องค์กร ทราบ และพบ ปัญหาภายในองค์กร ได้อย่างรวดเร็ว ( ตั้งแต่ปัญหาเกิดใหม่ๆ ) และจะสามารถแก้ปัญหาอย่างทันท่วงที ไม่เป็นปัญหาใหญ่ เช่น Claims หรือ Complants จากลูกค้า ในอนาคตค่ะ

Isoezy มี 5 เทคนิค internal audit ดีๆ มาให้ดังนี้ค่ะ

1. เข้าใจในกระบวนการที่จะเข้าตรวจ

ตามข้อกำหนดที่กำหนดให้ internal audit ต้องเป็นอิสระต่อกระบวนการที่จะเข้าตรวจค่ะ ข้อดีคือ เพื่อไม่ให้เข้าข้างหน่วยงานตัวเอง และ อาจได้มุมมองใหม่ๆ แต่ข้อเสียคือ internal auditor ไม่มีความเข้าใจในกระบวนการที่กำลังจะเข้าตรวจ เช่น หัวหน้าฝ่ายคลังสินค้า ต้องเข้าไปตรวจ “ ฝ่ายขายและการตลาด ” เป็นต้น พอไม่เข้าใจกระบวนการที่จะเข้าตรวจ ก็ไม่รู้ว่าจะตรวจยังไง ตรวจออกมาแล้วก็ไม่ดี

Isoezy มีแนวทางเทคนิคดีๆมาฝากดังนี้ค่ะ หลังจากได้รับแผนการ audit แล้ว Internal auditor ต้องศึกษากระบวนการที่กำลังจะเข้าไปตรวจคร่าวๆ อย่างน้อยก็ควรอ่าน ระเบียบปฏิบัติของหน่วยงานที่เราจะเข้าตรวจ อ่านทุกฉบับคร่าวๆ อย่างน้อยก็จะเห็นว่า มี ระเบียบปฏิบัติกี่เล่ม ฉบับใดล่าสุด มี ขั้นตอนการทำงานอย่างไร และมีเอกสารที่ต้องใช้ อะไรบ้าง ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง และ เป้าหมาย ตัวชี้วัด หรือ ตัววัดผลการทำงานแผนกนี้คืออะไร

เพียงเท่านี้ก็พอที่จะเห็นภาพคร่าวๆ และมีคำถามเบื้องต้น สำหรับหน่วยงานที่กำลังจะเข้าไปตรวจค่ะ เช่น ขอดูเอกสาร “ P-SALE-001” หน่อยค่ะ หากเอกสาร ณ จุดปฎิบัติงาน ไม่ตรงกับ ฉบับปัจจุบัน ก็ออก 1 CAR / NC ค่ะ

2. เข้าใจข้อกำหนด ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่กำลังจะเข้าตรวจ

มี internal auditor มือใหม่ มือเก่า หลายท่าน เครียดและเป็นกังวลค่ะ ว่าอ่านข้อกำหนดไม่เข้าใจ เยอะมาก ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ประเด็นสำคัญในการเข้าใจข้อกำหนด คือ เข้าใจเฉพาะหน่วยงานที่เราจะตรวจก็พอค่ะ ( เอาแค่นั้นก่อนหากมีเวลาเหลือก็ไปดูทุกหัวข้ออีกทีค่ะ )

Isoezy มีบริการฝึกอบรม แยกเฉพาะหน่วยงานเลยค่ะ

3. เตรียม Checklist การตรวจ

หลังจากได้รับแผนการ audit แล้ว Internal auditor ควรทำ  checklist เองคร่าวๆค่ะ และนำไปเพิ่ม ปรับแต่งกับ checklist เดิมอีกที เพื่อให้การตรวจมีประสิทธิภาพ ยิ่งขึ้นค่ะ

4. ใช้การตรวจแบบ Audit Trial

เป็นการตรวจ สไตล์การหาสาเหตุจริงๆเพื่อ ออก CAR ได้อย่างอย่างมีประสิทธิภาพค่ะ ส่วนมาก Lead auditor ก็ใช้วิธีนี้เพื่อหา CAR ที่เป็นสาเหตุให้ เกิดปัญหาเพื่อแก้ปัญหาได้อย่างถูกจุด ค่ะ ส่วนเรื่องรอง ก็สามารถออกแบบ Observe ได้ค่ะ วิธีการตรวจสไตล์นี้คือ ใช้ถาม หาสาเหตุ หลายๆทาง ต่อเนื่องไปจนเจอสาเหตุที่แท้จริง เช่น การตรวจฝ่ายผลิตซองโรงงานม่าม่า พบว่า ซองม่าม่า พิมพ์ออกมาแล้ว สีเลือน สีติดบ้าง ไม่ติดบ้าง โดย Lot ที่แล้วเมื่อวาน ก็ปกติดี พบว่าเครื่องพิมพ์ ไม่ได้ตรวจเช็คสภาพ ( คือเอกสารที่ต้องเช็คสภาพประจำวัน ไม่ได้ถูกเช็ค ) internal audit บางท่านก็ออก CAR ว่าไม่เช็คเครื่องทันทีเลย ซึ่งอาจถู หรือผิดก็ได้ค่ะ ทางที่ดี internal auditor ควรถามต่อว่า “ ทำไมซองม่าม่า พิมพ์ออกมาแล้ว สีเลือน ? เกิดจากสาเหตเพราะเครื่องจักรเสีย ? ใช้ซองแบบไหนพิมพ์ lot เดียวกันกับเมื่อวาน ? สี Lot เดียวกับเมื่อวาน ? พนักงานคนเดียวกัน ตั้งเครื่องตอนเช้าเหมือนกัน ?  เช็คสภาพตอนเช้า ปกติทำอย่างไร ? วิธีพิมพ์เหมือนเดิม ? ทำอย่างไร ตั้งค่าอย่างไร มี condition ตัวไหนบ้าง set ให้ดูหน่อย ?

จากตัวอย่างคำถาม พบว่า จัดซื้อได้เปลียนยีห้อหมึกพิมพ์ใหม่เพื่อลดต้นทุน ให้บริษัท โดยวิธีการตั้งอุณหภูมิ ต้องสูงกว่าสี Lot เดิม ทำให้พิมพ์ออกมาแล้ว สินค้าเสียหาย ได้มีการแจกจ่าย WI แผนกที่เกี่ยวข้องให้แล้ว แต่ตอนเบิกของจากคลัง ได้เป็น Spec lot เดิม พบว่า การจัดเก็บ สี Lot ใหม่กับ lot เก่า อยู่ที่เดียวกัน ชั้นเดียว เนื่องจาก ชั้นวางไม่เพียงพอ เบียดกันทุกชั้นวาง ล้นออกนอก shelf stock card ระบุไม่ชัดเจน

คุณว่าเราควรให้ CAR หัวข้อไหน ฝ่ายใดคะ ?

5. พักผ่อนให้เพียงพอ

Audit เป็นเรื่องที่เครียดนิดๆ ต้องถามคำถาม ฟังคำตอบ ตาดูการทำงานจริง ต้องสังเกตการทำงาน และ หัวต้องคิดว่าขัดกับข้อกำหนดใดบ้าง การพักผ่อนที่เพียงพอ เป็นสิ่งสำคัญขริงๆค่ะ ก่อนหน้า audit 1 วันควรพักผ่อนให้มากกว่า 8 ชั่วโมงนะคะ

isoezy